結論から言います。議事録・資料作成・メール返信の3つは、ChatGPTを使えば作業時間を半分にできます。
私はIT業界13年目、PMOとして6年働いていますが、この3つの業務には現在、ChatGPTを毎日使っています。
「ChatGPTは触ったことがあるけど、雑談して終わった」という人にこそ読んでほしい内容です。
この記事では、私が実務で毎日使っているプロンプト(AIへの指示文)を、コピペで使える形でそのまま公開します。
なぜ議事録・資料・メールはChatGPTが得意なのか
理由はシンプルで、この3つには「決まった型」があるからです。
議事録なら「決定事項・未決事項・ToDo」
資料なら「結論・根拠・提案」
メールなら「宛名・要件・締め」
型が決まっている仕事は、型をAIに教えれば再現できます。
逆に言うと、型を伝えずに「議事録を作って」とだけ頼むから、使えない答えが返ってくるのです。
ここからは、型を組み込んだプロンプトを業務別に紹介します。
実務プロンプト3選(私が毎日使っている型)
①議事録の要約:1時間の会議なら30分で仕上がる
PMOの仕事は会議だらけです。議事録は会議が長いほど後工程が重くなり、以前は会議と同じくらいの時間を清書に取られていました。
今は、Web会議の文字起こしをChatGPTに渡して整形させ、私は中身の確認と修正だけをします。
かかる時間は会議の長さで変わりますが、1時間の会議なら清書まで含めて30分程度です。
あなたは議事録作成の専門家です。
以下の会議の文字起こしを、次のフォーマットで議事録にまとめてください。
【フォーマット】
1. 会議の目的(1行)
2. 決定事項(箇条書き)
3. 未決事項・持ち越し(箇条書き)
4. ToDo(「誰が・何を・いつまでに」の表)
【条件】
・雑談や重複した発言は省く
・固有名詞と数字は変えずにそのまま残す
・不明瞭な部分は「(要確認)」と付ける
【文字起こし】
(ここに貼り付け)ポイントは、ToDoを「誰が・何を・いつまでに」の表にさせることです。
会議の価値は決定事項とToDoに集約されるので、ここさえ正確なら議事録として機能します。
②資料のたたき台:白紙とにらめっこする30分をなくす
資料作成で一番時間を食うのは、実は「構成を考えて最初の1枚を作るまで」です。
私はまずChatGPTに構成案を出させて、それを見ながらパワーポイントを作ります。
たたき台があるだけで、手が止まる時間が消えます。
あなたは提案資料づくりが得意なコンサルタントです。
以下の条件で、パワーポイント資料の構成案を作ってください。
【テーマ】(例:業務効率化ツール導入の提案)
【聞き手】(例:部長。結論を先に知りたいタイプ)
【伝えたい結論】(例:ツールAの導入で月40時間削減できる)
【制約】全体で10枚以内
【出力形式】
スライド1枚ごとに
・スライドタイトル
・そのスライドに載せる要素(箇条書き)
を出してください。1枚目は結論スライドにしてください。コツは【聞き手】を必ず書くことです。同じ内容でも、相手が現場リーダーか役員かで資料の粒度は変わります。ここを渡すと出力の的中率が一気に上がります。
③メール・チャットの返信文:「書き出しで悩む」をゼロに
言いにくい内容の返信ほど、書き出しに悩んで時間が溶けます。納期の延期連絡、依頼の断り、催促。
私は「伝えたい結論」と「トーン」だけ決めて、文章化はChatGPTに任せています。出てきた文を自分の言葉に少し直して送るだけです。
以下のメールへの返信文を作ってください。
【相手】(例:他部署の課長。やや急ぎの依頼)
【伝えたい内容】(例:対応は可能。ただし納期は金曜ではなく来週火曜になる)
【トーン】丁寧だが簡潔。謝りすぎない
【受信メール】
(ここに貼り付け)「謝りすぎない」のようなトーン指定は効きます。
日本語のビジネスメールは放っておくと謝罪過多になりがちなので、私は毎回この一文を入れています。
使う前に知っておくべき注意点3つ
便利さの一方で、業務で使うなら守るべきラインがあります。
- 機密情報・個人情報を入れない。会社の生成AI利用ルールを必ず確認してください。ルールがない会社なら、顧客名や未公開の数字は伏せ字にしてから貼るのが安全です。
- 事実確認は人間の仕事。ChatGPTは自信満々に間違えます。固有名詞・数字・日付は必ず元データと突き合わせてください。
- 出力をそのまま送らない。最後に自分の言葉に直す一手間が、「AIっぽい文章」と信頼低下を防ぎます。
まとめ:まずは明日の会議の議事録から
議事録・資料・メールは型のある仕事です。
型をプロンプトで渡せば、ChatGPTは実務の戦力になります。
3つ全部を明日から始める必要はありません。
まずは明日の会議で文字起こしを取り、①の議事録プロンプトに貼り付けてみてください。
出てきた議事録を見れば、この記事の意味が体感でわかります。
浮いた時間で何をするか。それを考えるのが、AI時代の働き方の本題です。
このブログでは、その先のスキルの学び方やキャリアへのつなげ方も発信していきます。
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